Buchhaltung und Einkauf entlasten, Zeit für Kunden und Projekte schaffen

Intelligente Software-Roboter von F-One übernehmen die tägliche Erfassung von Lieferantenrechnungen

Digital art created by artificial intelligence

Fähigkeiten des Roboters

Vollständige Bearbeitung der eingehenden Lieferantenrechnungen inklusive Erfassung von digitalen und eingescannten Belegen, Vergleich zu Bestellungen und Wareneingängen, Erfassung im ERP-System, Archivierung im DMS, Vorkontierung (z.B. in DATEV).

Belegerfassung

01

F-One-Roboter kommen mit jeder Rechnung zurecht, ob sie digital erstellt wurde oder ausgedruckt und eingescannt. Auch Fremdsprachen oder schlechtere Bildqualität sind kein Problem. Diese Flexibilität wird durch ein KI-Modell ermöglicht, welches auf Tausenden von Rechnungen trainiert wurde und ständig weiterentwickelt wird. 

Vergleich zur Bestellung

02

Die Rechnungssumme wird zur Bestellung und zum Wareneingang verglichen, jegliche Abweichungen werden festgestellt. Zuschläge wie Fracht- und Verpackungskosten werden separat erkannt und je nach unternehmensspezifischen Regeln behandelt. 

Erfassung im ERP-System

03

Eingehende Rechnungen werden im Unternehmenssystem angelegt und mit der jeweiligen Bestellung und dem Wareneingang verknüpft. F-One-Roboter arbeiten mit der grafischen Oberfläche, genauso wie Menschen, und sind damit systemunabhängig. Sie können alle gängigen ERP-Systeme (z.B. SAP, Sage, Abas, proAlpha) sowie kundeneigene Systeme bedienen. Die Freigabe kann durch Menschen erteilt werden, oder automatisiert für kleinere Beträge.

Vorkontierung / DATEV

04

Die Kontierung der Belege wird anhand der Buchungsgeschichte des Kunden vorgenommen. Dadurch werden Rechnungen so kontiert, wie es bei Ihnen üblich ist. Auch die Kostenrechnung kann auf Basis der kundenspezifischen Regeln aufgesetzt werden. Die vom Roboter kontierten Rechnungen kommen in eigenen Stapeln, wo sie bei Bedarf von Menschen überprüft werden können.  

Auftritte unserer Experten

Alessandro Mosca hält einen Vortrag über Orchestrierung von Geschäftsprozessen bei der internationalen IEEE INDIN Konferenz

F-ONE ist der offizielle Partner des RPA Forums in Berlin; Artem Fadin nimmt an der Podiumsdiskussion teil

F-ONE präsentiert eine Erfolgsgeschichte (Hessenmetall Versammlung bei Samson AG in Frankfurt)

The Drivery: Artem Fadin spricht bei start121 Meetup über erfolgreiche Use Cases

Wir arbeiten für den Mittelstand

Vorteile unserer Lösung

Höchster Automatisierungsgrad ("Straight-through-processing")

Keine Fixkosten und flexible Kostenkontrolle

Einfache Kommunikation per E-Mail, keine Mitarbeiterschulung notwendig

Funktioniert mit jedem ERP, DMS und Buchhaltungs-System

Einheitliche Lösung für Prozessautomatisierung, auch für weitere Prozesse

F-One-Roboter sind flexibler und einfacher in der Bedienung als spezialisierte Alternativen für Rechnungserfassung, und sie ermöglichen einen höheren Automatisierungsgrad im gesamten Prozess

Zusammenarbeit mit F-ONE

1. Erstkontakt

Füllen Sie das Kontaktformular aus, und wir melden uns in Kürze bei Ihnen.

2. Beratungsgespräch

Im Rahmen eines 30-minutigen Gesprächs können wir einschätzen, ob ein Roboter bei Ihnen sinnvoll sein könnte, und ein Angebot machen.

3. Design der Lösung

Gemeinsam mit Ihren Fachexperten und unseren Ingenieuren werden die Eingaben und Ergebnisse des Roboters festgelegt.

4. Entwicklung & Einführung

Bereits nach ein paar Wochen ist ein Roboter in der Lage, die ersten sinnvollen Ergebnisse zu produzieren.

5. Betrieb

Die Roboter lernen konsequent weiter, um mehr eigenständig schaffen zu können und bessere Ergebnisse zu erzielen.

Ressourcen für Ausbau von Controlling im eigenen Team finden

Ein Automobilzulieferer wollte das Controlling ausbauen, hatte aber keine freien Kapazitäten in der Buchhaltung. Ca. 10% der Zeit konnte durch den Einsatz unseres Roboters für die Erfassung von Eingangsrechnungen wieder gewonnen werden.  

Nachfolge für eine Mitarbeiterin nach Rentengang

Ein mittelständischer Produzent von elektrischen Messgeräten musste eine Nachfolgeregelung für eine Mitarbeiterin in der Rechnungserfassung nach ihrem geplanten Rentengang finden. Ein F-One-Roboter wurde trainiert, um die tägliche Rechnungserfassung zu übernehmen. 

Vorbereitung auf das kommende Wachstum

Eine Spedition aus Deutschland hat einen F-One Roboter zur Unterstützung der Buchhaltung angestellt, um mit dem steigenden Volumen an Lieferantenrechnungen ohne Personalanstellung zurechtzukommen. Der Roboter unterstützt das Team sowohl bei der Rechnungserfassung als auch bei der Kontierung von Belegen. 

Ausgangslagen und F-One Lösungen

Wie sieht die Zusammenarbeit aus?

Ein F-One-Roboter arbeitet wie ein Mitarbeiter im Homeoffice. Er erhält Rechnungen per E-Mail, erfasst sie und sendet einen täglichen Bericht zurück, in dem alle Rechnungen samt Erfassungsergebnis aufgelistet sind. 

Falls Sie unter die Haube schauen möchten, dort stecken mächtige Technologien wie Deep Learning KI, Fuzzy Logik, robotische Prozessautomatisierung (RPA) und Prozess-Orchestrierung. Darüber müssen Sie sich aber keine Gedanken machen – die Entwicklung und technische Betreuung des Roboters liegen komplett in der Verantwortung vom F-One-Team. 

95% der Eingangsrechnungen automatisch erfassen

>450 Arbeitsstunden bei unseren Kunden pro Monat gespart

>10% der Arbeitszeit in der Buchhaltung und im Einkauf wieder gewinnen

Eingangsrechnungen stellen eine aufwändige, repetitive Aufgabe dar

100% Transparenz und Flexibilität im Prozessablauf

Jede erfasste Rechnung wird dokumentiert

Kontakt

F-ONE ist ein Technologieunternehmen aus Frankfurt am Main. Wir sind Experten für Prozessautomatisierung, Software Roboter und KI. Unser Team automatisiert Prozesse in Bereichen der Industrie, Finanzdienstleistungen und Versicherungen. ​

F-ONE Future of Work GmbH

Karpfenweg 8

DE-60327 Frankfurt am Main

contact@f-one.group

Danke! Wir melden uns in Kürze bei Ihnen.

1. Kommunikation per Email

2. Roboter erledigt seine Arbeit

3. Tägliche Zusammenfassung

Transparentes Preismodell

€1,50 pro erfasste Rechnung + €0,50 Kontierung

Einrichtungspauschale €1.500