Dieser Artikel erschien ursprünglich im RPA Journal: https://rpa-journal.org/fragmented-automation-implementations/
RPA hat sich vor allem aufgrund seines Versprechens einer schnellen und dezentralen Prozessautomatisierung durchgesetzt. Die hohe Implementierungsgeschwindigkeit und die Nähe zu den Prozessverantwortlichen haben jedoch ihren Preis in der unvermeidlichen Verbreitung von RPA-Plattformen, -Systemen und -Ansätzen.
Infolgedessen haben große Unternehmen unterschiedliche „Inseln“ der Automatisierung, die auf unterschiedlichen Technologien basieren, von unterschiedlichen Führungskräften geleitet und von unterschiedlichen Partnern unterstützt werden. Bis zu einer gewissen Schwelle stellt es keine Herausforderung dar. Wenn das Unternehmen jedoch seine Automatisierungsinitiative weiter ausbaut, summieren sich die Kosten.
Nach dem Start ihrer Automatisierungsinitiative im Jahr 2015 skalierte die Deutsche Telekom schnell auf über 450 Prozesse und 3.000 Bots im Jahr 2019 und wurde zu einem der größten Nutzer von RPA in Europa. Zu diesem Zeitpunkt betrieb das Unternehmen sieben verschiedene RPA-Plattformen und kämpfte mit der Menge an Codeänderungen, die sich aus einer Anpassung der Systemlandschaft oder der Benutzeroberfläche ergaben, sowie dem Arbeitsaufwand, der mit der Wartung von Bots verbunden war. Es wurde entschieden, die Anzahl der RPA-Plattformen auf drei zu reduzieren und deren Code im Rahmen einer umfassenderen Geschäftsprozessmanagement-Initiative zu optimieren.
Die Deutsche Telekom ist mit ihrer Erfahrung nicht allein. In einem Artikel aus dem Jahr 2020 erklärte Gartner, wie viele seiner Kunden berichten, dass acht oder mehr Automatisierungstools in Silos bereitgestellt und genutzt werden.
Argumente für die Konsolidierung von RPA-Landschaften sind neben der Anhäufung von Technologieschulden die Vorteile einer einheitlichen Prozessorchestrierung, einer vereinfachten Anwendungslandschaft und das Erreichen von Skaleneffekten.
Einheitliche Prozess-Orchestrierung: Ein einziges Kommandozentrum für die Prozesse der Organisation trägt dazu bei, die Komplexität zu reduzieren, die Ausfallsicherheit zu erhöhen, die Zeit bis zur Lösung von Service-Tickets zu verkürzen und Audits zu vereinfachen. Die Bemühungen zur Prozessautomatisierung haben auch das Potenzial für eine standardbasierte Prozessoptimierung und -vereinheitlichung aufgezeigt.
Reduzierung der Anzahl von Anwendungen: Während Unternehmen beginnen, ihre IT-Landschaften zu rationalisieren, verwalten sie immer noch Hunderte von Anwendungen. Laut einer aktuellen MuleSoft-Umfrage betreibt das durchschnittliche Unternehmen 843 einzelne Anwendungen (gegenüber 1.020 im Jahr 2018), was dazu beiträgt, dass 68 % der IT-Zeit für Wartungsaktivitäten aufgewendet werden. Die Verwendung unterschiedlicher RPA-Technologien erfordert die Nutzung ihrer jeweiligen Automatisierungsökosysteme, wodurch sich die Anzahl der verwendeten Anwendungen vervielfacht.
Skaleneffekte äußern sich auf verschiedene Weise: Bessere Preise für Bots von RPA-Anbietern und Implementierungspartnern, höhere Wiederverwendbarkeit von Standard-Code-Snippets spart Entwicklungszeit, weniger Zeitaufwand für CoE-Entwicklerschulungen auf verschiedenen Plattformen.
Axel Springer verwendet einen einzigen RPA-Anbieter. „Wir verwenden nur eine Lösung (Automation Anywhere). Es war eine bewusste Entscheidung, sich für eine Plattform zu entscheiden; bisher hat sie sich für uns sehr gut bewährt. Wenn wir sie in Zukunft erweitern müssten, wäre es wahrscheinlich PowerAutomate Desktop, weil wir bereits mit PowerAutomate arbeiten“ – kommentiert Benedikt Böhme, Senior Consultant und ehemaliger Head of RPA bei Axel Springer.
Andererseits spricht einiges gegen eine forcierte Konsolidierung der RPA-Landschaft des Unternehmens.
Am wichtigsten ist, dass es manchmal gute Gründe gibt, warum sich Geschäftseinheiten für andere Plattformen entscheiden: Funktionalität, die den Anforderungen der Geschäftseinheit entspricht, oder Verfügbarkeit eines besseren Supports durch einen vertrauenswürdigen Implementierungspartner. Der Wechsel zu einer anderen Plattform könnte die Nutzung wichtiger Funktionen oder Know-how für eine lokale Geschäftseinheit bedeuten.
Ein weiterer häufig genannter Faktor ist die Anbieterabhängigkeit. Die RPA-Branche durchläuft dynamische Veränderungen, wie die kürzlich angekündigte Übernahme von Blue Prism durch die Private-Equity-Firma Vista mit dem Plan, sie in TIBCO zu integrieren, zeigt. Einige machen sich vielleicht Sorgen über die zukünftige Ausrichtung des einen oder anderen Anbieters und möchten sich absichern. Es ist jedoch fraglich, ob die Verwendung verschiedener RPA-Anbieter das Risiko der Anbieterabhängigkeit wirklich verringert, solange es keine einfache Möglichkeit der Bot-Migration zwischen proprietären Plattformen gibt.
Es gibt Ansätze, die es Unternehmen ermöglichen, das Beste aus beiden Welten zu nutzen, wie z. B. das Choiceworx-Dashboard zur Überwachung und Behebung von Bots verschiedener Anbieter. Solche professionellen Lösungen könnten selbst entwickelte RPA-Überwachungs-Dashboards ersetzen und Unternehmen einen besseren Einblick in ihre Automatisierungslandschaften ermöglichen. Dennoch könnten diese Lösungen zu spezialisiert sein, um das in diesem Artikel dargestellte Dilemma anzugehen.
Wenn die RPA-Initiativen von Unternehmen reifen und sie die Vorteile einer Reduzierung der Anzahl von Anbietern in Betracht ziehen, wird sich der Wettbewerb verschärfen, um Unternehmenskunden zu gewinnen, was zu einer weiteren Konsolidierung auf dem RPA-Markt in den kommenden zehn Jahren beitragen wird.